1.1 De registratie wordt gehouden door de Stichting Patiëntenvertrouwenspersoon Geestelijke Gezondheidszorg, verder te noemen: de Stichting.
1.2 De Stichting is gevestigd te Utrecht, F.C. Dondersstraat 9.
2.1 De registratie heeft tot doel het systematisch verzamelen van gegevens betreffende klachten en vragen van patiënten ten behoeve van:
2.2 In de registratie worden geen gegevens opgenomen voor andere doeleinden dan hierboven genoemd. Het gebruik van de opgenomen gegevens vindt alleen plaats overeenkomstig de bepalingen van dit reglement.
3.1 De directeur van de Stichting is belast met de dagelijkse zorg voor de registratie. De registratie op pvp-niveau wordt beheerd door de pvp.
3.2 De in de registratie opgenomen gegevens zijn afkomstig van de in dienst van de Stichting werkende pvp'en. De pvp houdt gegevens bij naar aanleiding van elke klacht of vraag die een patiënt die behandeld wordt in een psychiatrisch ziekenhuis, dan wel een patiënt die niet langer dan drie maanden uit een psychiatrisch ziekenhuis is ontslagen, aan de pvp voorlegt.
3.3 Een beschrijving van de werking van de registratie is opgenomen in de bijlage bij dit reglement.
3.4 De registratie is ingesteld voor onbepaalde tijd.
3.5 De Stichting is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de registratie. Haar zeggenschap over de werking van de registratie en de verstrekking van gegevens uit de registratie wordt geregeld door dit reglement. De Stichting is aansprakelijk voor eventuele schade als gevolg van het niet naleven van dit reglement.
3.6 De Stichting draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van een registratie tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.
4 De registratie bevat ten hoogste de gegevens vermeld in de bij dit reglement gevoegde bijlage. Deze bijlage maakt onderdeel uit van dit reglement.
Op pvp-niveau: ingevulde registratieformulieren waarop niet de namen van de cliënten zijn vermeld; een lijst met behulp waarvan een registratieformulier kan worden herleid tot een individuele cliënt; bescheiden als aantekeningen die in het dossier zijn opgenomen en brieven die betrekking hebben op de geuite klacht.
Op centraal niveau: ingevulde registratieformulieren waarop niet de namen van de cliënten zijn vermeld; de landelijke geautomatiseerde registratie waarin uitsluitend de op de registratieformulieren vermelde gegevens zijn vastgelegd.
5.1 Toegang tot en gebruik van gegevens binnen de Stichting
5.1.1 Binnen de organisatie van de Stichting hebben de volgende personen toegang tot de registratie:
5.1.2 Behoudens het in het volgende lid gestelde heeft de pvp slechts toegang tot de gegevens in zijn eigen registratie. Hij zendt een kopie van de door hem op de registratieformulieren geregistreerde gegevens aan het landelijk bureau van de Stichting.
5.1.3 In het kader van interne consultatie of vervanging, kan een pvp aan een andere pvp, aan de medewerkers werkbegeleiding of aan de juridisch medewerkers, toegang verlenen tot de registratie op pvp-niveau.
5.1.4 Aan de pvp'en worden, ter evaluatie van het werk of in het kader van beleidsontwikkeling, geaggregeerde gegevens verstrekt.
5.1.5 De medewerkers van de Stichting zijn tot geheimhouding en zorgvuldigheid verplicht.
5.2 Verstrekking van gegevens aan personen of instanties buiten de Stichting.
5.2.1 Uit de registratie worden nooit gegevens op naam verstrekt.
5.2.2 Uit de registratie worden slechts geaggregeerde en geanonimiseerde gegevens verstrekt, uitsluitend in de gevallen hieronder genoemd.
5.2.3
5.2.4 Verstrekkingen als bedoeld in artikel 5.2.3 onder b, vinden slechts plaats nadat de patiëntenraad of de directie een verklaring heeft ondertekend waarin zij belooft in te staan voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerden. In deze verklaring worden tevens vastgelegd de te treffen maatregelen betreffende de vertrouwelijke omgang met de gegevens en de beveiliging en vernietiging ervan.
5.2.5 Verstrekkingen als bedoeld in artikel 5.2.3 onder c, vinden slechts plaats nadat de derde een verklaring heeft ondertekend waarin hij belooft de naam van het psychiatrisch ziekenhuis waarop de gegevens betrekking hebben, geheim te houden.
5.2.6 Van elke gegevensverstrekking wordt door de Stichting een register bijgehouden. De in dit register vermelde gegevens worden gedurende twee kalenderjaren bewaard.
6 Cliënten van de pvp worden bij gelegenheid van contacten met de pvp en met de Stichting op de hoogte gesteld van het bestaan van de registratie en van dit reglement. Daarbij zal ook worden aangegeven op welke wijze het reglement kan worden ingezien c.q. verkregen en waar nadere informatie terzake kan worden ingewonnen.
7.1 De cliënt heeft, zolang de lijst die de gegevens met zijn persoon in verband brengt niet is vernietigd, het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende gegevens in de registratie. Hij kan daartoe een schriftelijk verzoek indienen bij de Stichting (F.C. Dondersstraat 9, 3572 JA Utrecht).
7.2 De gevraagde inzage dient binnen vier weken te kunnen plaatsvinden.
7.3 Inzage betreft niet eigen aantekeningen van de pvp en stukken van derden waarbij de privacy van anderen dan de cliënt in het geding is.
7.4 Inzage houdt in het recht op afschrift. Inzage is kosteloos, voor afschriften kan een redelijke vergoeding worden gevraagd.
8.1 De cliënt kan, zolang de lijst die de gegevens met zijn persoon in verband brengt niet is vernietigd, verzoeken om verbetering of aanvulling van de op hem betrekking hebbende gegevens. Hij dient daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij de Stichting.
8.2 De cliënt kan, zolang de lijst die de gegevens met zijn persoon in verband brengt niet is vernietigd, verzoeken om verwijdering en vernietiging van op hem betrekking hebbende gegevens in de registratie op pvp-niveau. Een verzoek tot verwijdering en vernietiging dient schriftelijk ingediend te worden bij de Stichting. Aan het verzoek tot verwijdering en vernietiging wordt behoudens een wettelijk voorschrift binnen een maand voldaan.
9.1 De registratie op pvp-niveau (artikel 4 sub a) wordt maximaal twee jaar bewaard. Na verstrijken van deze termijn worden de betreffende gegevens uit de registratie verwijderd en vernietigd.
9.2 De formulieren waarop de gegevens voor de landelijke registratie zijn aangeleverd (artikel 4 sub b), worden maximaal vijf jaar bewaard. Na verstrijken van deze termijn worden de betreffende gegevens uit de registratie verwijderd en vernietigd.
9.3 De gegevens in de geautomatiseerde registratie (artikel 4 sub b) worden voor onbepaalde tijd bewaard.
10.1 Onverminderd eventuele wettelijke bepalingen is dit reglement van kracht gedurende de gehele looptijd van de registratie.
10.2 In geval van overdracht of overgang van de registratie naar een andere houder dienen de cliënten van dit feit in kennis te worden gesteld, opdat tegen overdracht of overgang van op hun persoon betrekking hebbende gegevens bezwaar kan worden gemaakt.
11 Dit reglement zal per 1 juli 1994 in werking treden en bij de Stichting zijn in te zien. Desgewenst kan een afschrift van dit reglement worden verkregen.
Utrecht, 24 mei 1994
Sinds het begin van het patiëntenvertrouwenswerk in 1982, leggen pvp'en van klachten en vragen die aan hen worden voorgelegd en de wijze waarop zij deze afhandelen, een aantal gegevens schriftelijk vast op daartoe bestemde registratieformulieren. De registratie heeft uitsluitend betrekking op de pvp-taken klachtenbemiddeling en informatiebegeleiding.
De registratietaak van de pvp bestaat uit het voor elke klacht noteren van een aantal
gegevens op een registratieformulier. De pvp registreert per klacht (dus niet per cliënt)
op het formulier enkele kenmerken van de cliënt en diens klacht, en de
afhandelingsgegevens. De ingevulde registratieformulieren bewaart de pvp op zijn werkkamer
in het ziekenhuis in een archief. In dit archief bewaart de pvp ook een lijst waarop zowel
het nummer van de klacht als de naam van de cliënt vermeld staat. Het nut van deze lijst
is dat de pvp kan nagaan of de cliënt al eens eerder met een klacht bij hem is geweest.
Tevens kunnen in het archief bescheiden worden bewaard die te maken hebben met de
afhandeling van de klacht.
Een kopie van de ingevulde registratieformulieren wordt bij het landelijk bureau van de
stichting ingeleverd. Op deze formulieren staan geen namen van cliënten.
Op de registratieformulieren worden de volgende gegevens vastgelegd.
De code van de pvp die de klacht behandelt,
De code van het ziekenhuis waarin de cliënt verblijft op het moment dat hij de klacht voor het eerst met de pvp bespreekt,
Het nummer van de klacht, gerekend vanaf 1 januari of de datum van indiensttreden van de pvp,
De datum waarop de cliënt de klacht voor het eerst ter sprake brengt,
Het aantal cliënten dat de klacht aan de pvp voorlegt,
Het geslacht van de cliënt,
De (geschatte) leeftijd van de cliënt,
De (geschatte) verblijfsduur van de cliënt in het ziekenhuis,
De juridische status van de cliënt op het moment dat hij de klacht aan de pvp voorlegt,
De afdeling waarop de cliënt verblijft,
Of de afdeling waarop de cliënt verblijft "open" danwel "gesloten" is,
Het aantal eerdere klachten dat de cliënt met de pvp heeft besproken, gerekend vanaf 1 januari of de datum van indiensttreden van de pvp,
Indien de cliënt meer dan één klacht tegelijkertijd heeft: Het aantal andere klachten waarvoor de pvp een registratieformulier heeft ingevuld,
Een korte omschrijving van de klacht,
Een code die verwijst naar een trefwoord dat zo goed mogelijk aansluit bij de inhoud van de klacht,
Gegevens over de wijze waarop de klacht is afgehandeld,
Wanneer de klacht werd voorgelegd aan het bestuur of de klachtencommissie van het ziekenhuis of (in beroep) aan een tweede instantie: gegevens over het verloop en de gevolgen van deze klachtenprocedures.
Nadat de pvp de registratieformulieren van de afgehandelde klachten heeft ingeleverd bij het landelijk bureau van de stichting, worden de gegevens gecontroleerd op volledigheid en, voor zover mogelijk, juistheid. Vervolgens worden de gegevens ingevoerd in de computer. Aldus ontstaat een geautomatiseerd gegevensbestand van de registratiegegevens. In dit gegevensbestand zijn alleen anonieme gegevens opgeslagen.
De herleidbaarheid van gegevens, bewaard in het archief van de pvp
De registratiegegevens die de pvp in zijn archief bewaart, zijn tot personen herleidbaar
zolang de pvp beschikt over een lijst waarop zowel de naam van de cliënt als het nummer
van de klacht is vermeld.
De herleidbaarheid van gegevens, bewaard op het landelijk bureau van de stichting
De registratiegegevens die aanwezig zijn op het landelijk bureau van de stichting zijn
anoniem. Door het koppelen van gegevens, is het niet volstrekt uitgesloten dat iemand die
bekend is met het ziekenhuis en de werkzaamheden van de pvp, de gegevens kan herleiden tot
een persoon.
De beveiliging van de gegevens en de bescherming van de privacy van cliënten door de
pvp
De pvp zorgt ervoor dat de registratiegegevens en andere tot personene herleidbare
gegevens achter slot worden bewaard. De lijst waarop de namen van de cliënten en de
nummers van de klachten zijn vermeld, wordt op een andere plaats achter slot bewaard dan
de ingevulde registratieformulieren.
De beveiliging van de gegevens en de bescherming van de privacy van cliënten op het
landelijk bureau van de stichting
Alle op het bureau van de stichting aanwezige registratiegegevens zijn anoniem en daardoor
niet direct herleidbaar tot personen. Het is niet volstrekt uitgesloten dat, als deze
gegevens op ziekenhuisniveau worden verstrekt, het ziekenhuis deze gegevens tot een
persoon kan herleiden. Het door de stichting opgestelde privacyreglement dient ervoor om
de privacy van de cliënten zo goed mogelijk te waarborgen.
Utrecht,1 juli 1994